Bài toán

Các tài liệu nội bộ thường nằm rải rác ở nhiều phiên bản khác nhau. Khi cần tra thông tin hãy điều khoản của 1 tài liệu, nhân viên phải tự lục lại từng file PDF, và rất dễ vô tình dùng nhầm một bản đã hết hiệu lực vì không có cách nào biết ngay bản nào là bản mới nhất. Việc tra cứu vừa mất thời gian, vừa không có gì đảm bảo thông tin lấy ra là đáng tin cậy.

Giải pháp kỹ thuật

Hệ thống được xây theo mô hình AI Agent kết hợp RAG, cho phép người dùng hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên và luôn nhận lại câu trả lời kèm trích dẫn rõ ràng tới đúng tài liệu, đúng Điều, đúng trang. Khi một tài liệu được tải lên, hệ thống tự đọc và gợi ý sẵn các thông tin mô tả quan trọng để người phụ trách chỉ cần kiểm tra và xác nhận thay vì gõ tay từ đầu; những dữ kiện nhạy cảm như quyết định, người chịu trách nhiệm hay hạn mức chi cũng được máy trích ra trước nhưng luôn phải qua một người duyệt xác nhận rồi mới được dùng để trả lời, chứ không tự ý đưa ra ngoài. Khi trả lời, hệ thống có một bước kiểm tra lại chính câu trả lời của mình xem có thực sự dựa trên đúng nội dung tài liệu hay không, và thà từ chối trả lời còn hơn đưa ra một câu trả lời nghe có vẻ chắc chắn nhưng sai. Ngoài việc hỏi đáp thông thường, người dùng còn có thể yêu cầu tóm tắt cả một tài liệu chỉ bằng cách nhắc gần đúng tên, hoặc hỏi thẳng về mối quan hệ giữa hai văn bản - tài liệu nào đã thay thế tài liệu nào - mà không cần tự đi đối chiếu. Hệ thống cũng chủ động cảnh báo khi phát hiện hai tài liệu có nội dung mâu thuẫn nhau, để người dùng không bị nhầm lẫn khi cả hai cùng đang hiển thị là còn hiệu lực.

Tính khả thi

Đây không phải một bản thiết kế trên giấy mà là một hệ thống đã chạy được thật, được thử nghiệm trực tiếp với các văn bản hành chính thật như quy chế chi tiêu nội bộ, thông tư, quyết định của nhiều đơn vị khác nhau, chứ không phải dữ liệu mẫu dựng sẵn. Mọi bước có khả năng ảnh hưởng tới tính chính xác của thông tin - duyệt tài liệu, duyệt dữ kiện trích xuất, xác nhận quan hệ giữa các văn bản - đều được thiết kế theo nguyên tắc máy chỉ đề xuất, quyết định cuối cùng luôn thuộc về con người, nên hệ thống có thể đưa vào dùng thật cho quy mô một phòng ban ngay mà không cần phải tự động hoá hoàn toàn mới an toàn.

Hướng phát triển

Trong thời gian tới, hệ thống sẽ chuyển việc lưu file gốc từ ổ đĩa cục bộ sang lưu trữ đám mây để có thể mở rộng chạy nhiều máy chủ cùng lúc, hoàn thiện cơ chế phân quyền chi tiết theo từng phòng ban và từng cá nhân thay vì dựa tạm vào trạng thái duyệt tài liệu như hiện tại, đồng thời xây dựng lại trang nhật ký hoạt động để ghi lại đầy đủ và trung thực mọi thao tác đã diễn ra trong hệ thống. Về lâu dài, kiến trúc này hoàn toàn có thể nhân rộng sang các phòng ban khác ngoài Kế toán mà không cần thay đổi nhiều.

Tài khoản đăng nhập

Email: manager@company.com Mật khẩu: Manager@123456