Bài toán

Trong quy trình kế toán mua hàng, doanh nghiệp thường phải đối soát nhiều loại chứng từ như đơn đặt hàng (PO), hóa đơn (Invoice) và phiếu nhập kho (GRN). Việc kiểm tra thủ công các thông tin như số chứng từ, nhà cung cấp, mã số thuế, hàng hóa, số lượng, đơn giá, VAT và tổng tiền tốn nhiều thời gian, dễ xảy ra sai sót và khó truy vết khi có tranh chấp hoặc sai lệch.

DocusyncAI được xây dựng nhằm hỗ trợ tự động hóa quy trình đối soát chứng từ kế toán theo mô hình 3-way matching giữa PO, Invoice và GRN. Hệ thống giúp kế toán viên giảm tải công việc nhập liệu, phát hiện sai lệch nhanh hơn và hỗ trợ quá trình kiểm tra, phê duyệt chứng từ một cách minh bạch.

DocusyncAI không thay thế vai trò ra quyết định của con người, không tự động hạch toán và không thực hiện thanh toán. AI chỉ đóng vai trò hỗ trợ đọc chứng từ, trích xuất dữ liệu, kiểm tra tính khớp lệch và đề xuất kết quả để kế toán viên, kế toán trưởng xem xét trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

Giải pháp kỹ thuật

DocusyncAI sử dụng kiến trúc gồm frontend, backend và cơ sở dữ liệu tách biệt. Frontend được xây dựng bằng React, cung cấp giao diện responsive, hỗ trợ chế độ sáng/tối và các màn hình nghiệp vụ như tải lên chứng từ theo batch, xem kết quả đối soát, dashboard thống kê, quản lý tài khoản, hồ sơ cá nhân và quy trình phê duyệt.

Backend được xây dựng bằng FastAPI, cung cấp hệ thống REST API cho các chức năng chính như quản lý batch chứng từ, nhận diện loại tài liệu, trích xuất dữ liệu, đối soát PO - Invoice - GRN, phân quyền người dùng, phê duyệt hai cấp, gửi thông báo email và ghi nhật ký kiểm toán. PostgreSQL được sử dụng để lưu trữ dữ liệu có cấu trúc, bao gồm thông tin người dùng, batch, chứng từ, kết quả trích xuất, kết quả đối soát, trạng thái phê duyệt và lịch sử thao tác.

Chứng từ có thể được tải lên theo batch với nhiều định dạng khác nhau như PDF, ảnh hoặc XML. Sau khi tải lên, hệ thống kiểm tra loại tài liệu, lưu trữ chứng từ local hoặc S3, sau đó sử dụng OCR/OpenAI để bóc tách dữ liệu thành cấu trúc chuẩn. Các trường thông tin quan trọng được trích xuất gồm số chứng từ, nhà cung cấp, mã số thuế, danh sách hàng hóa, số lượng, đơn giá, VAT và tổng tiền.

Khi batch có đủ PO, Invoice và GRN, engine đối soát sẽ thực hiện so sánh theo các quy tắc nghiệp vụ định sẵn. Hệ thống kiểm tra cả thông tin tổng thể và chi tiết từng dòng hàng để xác định dữ liệu khớp, sai lệch hoặc còn thiếu. Việc tính toán sử dụng Decimal nhằm hạn chế sai số trong xử lý dữ liệu tài chính. Kết quả đối soát được hiển thị trực quan kèm trạng thái, nguyên nhân sai lệch và thông tin cần người dùng kiểm tra lại.

Hệ thống áp dụng mô hình Human-in-the-loop với quy trình phê duyệt hai cấp. Kế toán viên kiểm tra kết quả đối soát và thực hiện duyệt ban đầu. Sau đó, kế toán trưởng phê duyệt cuối hoặc từ chối kèm lý do. Với các batch bị từ chối, người dùng có thể bổ sung chứng từ hoặc điều chỉnh dữ liệu cần thiết để đưa batch quay lại quy trình xử lý.