1. Bài toán Các phòng tài chính thường quản lý ngân sách bằng nhiều file Excel riêng lẻ. Dữ liệu bị phân tán theo phòng ban và thời gian, khiến quá trình tổng hợp, đối chiếu kế hoạch với thực chi và lập báo cáo mất nhiều công sức. Quy trình thủ công còn dẫn đến một số hạn chế: Khó kiểm soát tính hợp lệ và đồng nhất của dữ liệu. Dễ xảy ra sai sót khi sao chép hoặc tổng hợp số liệu. Chậm phát hiện các khoản chi vượt kế hoạch. Khó truy xuất thông tin nhanh khi nhà quản lý cần. Báo cáo phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm của nhân viên. Chưa có công cụ hỗ trợ phân tích và đưa ra cảnh báo kịp thời. Bài toán đặt ra là xây dựng một hệ thống có thể tiếp nhận dữ liệu Excel, tự động kiểm tra, tổng hợp và trực quan hóa số liệu; đồng thời ứng dụng AI để hỗ trợ hỏi đáp, phát hiện bất thường và tạo báo cáo tài chính.
2. Giải pháp kỹ thuật AI Finance Assistant được xây dựng theo kiến trúc frontend–backend tách biệt. Giao diện người dùng Frontend sử dụng Next.js để cung cấp các chức năng: Đăng nhập và phân quyền người dùng. Tải dữ liệu Excel lên hệ thống. Kiểm tra và xem trước dữ liệu trước khi nhập. Theo dõi ngân sách và thực chi trên Dashboard. Xem cảnh báo vượt kế hoạch. Hỏi đáp tài chính bằng ngôn ngữ tự nhiên. Tạo, lưu trữ và xuất báo cáo PDF. Backend và cơ sở dữ liệu Backend sử dụng FastAPI để xử lý: Xác thực và phân quyền. Kiểm tra cấu trúc file Excel. Làm sạch, chuẩn hóa và nhập dữ liệu. Cung cấp API cho Dashboard, cảnh báo và báo cáo. Truy vấn cơ sở dữ liệu bằng SQLAlchemy. Ghi nhận lịch sử chỉnh sửa và các lần nhập dữ liệu. Hệ thống hiện hỗ trợ SQLite trong môi trường phát triển và có thể chuyển sang PostgreSQL khi triển khai ở quy mô lớn hơn. AI Agent AI Agent sử dụng mô hình ngôn ngữ của OpenAI để: Phân loại ý định của người dùng. Xác định các bảng dữ liệu liên quan. Chuyển câu hỏi tự nhiên thành truy vấn SQL. Kiểm tra độ an toàn của SQL. Thực thi truy vấn chỉ đọc. Đối chiếu kết quả và tạo câu trả lời. Kiểm định câu trả lời trước khi gửi tới người dùng. Ví dụ, người dùng có thể hỏi: Có khoản chi nào vượt kế hoạch trong năm 2026 không?

Hệ thống sẽ truy vấn các khoản có thực chi lớn hơn kế hoạch và trả về phòng ban, chương trình, kỳ phát sinh và số tiền vượt. Guardrails Hệ thống triển khai nhiều lớp bảo vệ: Chặn prompt injection bằng tiếng Việt và tiếng Anh. Chặn yêu cầu ngoài phạm vi tài chính. Chặn truy cập thông tin nhạy cảm. Che email, số điện thoại và số định danh cá nhân. Chặn yêu cầu sửa, xóa hoặc ghi dữ liệu qua AI. Chỉ cho phép SQL đọc dữ liệu. Giới hạn bảng, cột và số dòng truy vấn. Yêu cầu số liệu trong câu trả lời phải có SQL hoặc nguồn. Trả về phản hồi an toàn khi kiểm định thất bại. 3. Tính khả thi Sản phẩm có tính khả thi vì được xây dựng trên quy trình quen thuộc của phòng tài chính: dữ liệu đầu vào vẫn là Excel nên người dùng không phải thay đổi hoàn toàn cách làm việc hiện tại. Hệ thống đã có những nền tảng quan trọng: Frontend được triển khai trên Vercel. Backend được triển khai trên Render. Quy trình tải, kiểm tra, xem trước và nhập Excel đã hoạt động. Dashboard, cảnh báo, AI Assistant và báo cáo đã được tích hợp. Bộ kiểm thử backend đạt 80 test case. Evaluation được thực hiện trên 25 test case bằng LangSmith. Behavior Accuracy tăng từ 64% lên 96%. Grounding Accuracy tăng từ 13,33% lên 93,33%. Guardrail Accuracy đạt 100% trên bộ dữ liệu đánh giá. Chi phí triển khai ban đầu tương đối thấp vì hệ thống sử dụng các nền tảng cloud phổ biến và có thể mở rộng theo nhu cầu. Kiến trúc tách biệt frontend, backend và AI cũng giúp từng thành phần dễ bảo trì hoặc thay thế. 4. Hướng phát triển Trong giai đoạn tiếp theo, hệ thống có thể được mở rộng theo các hướng sau: Nâng cao chất lượng dữ liệu Phát hiện dữ liệu sai lệch giữa tên file và nội dung. Chuẩn hóa nhiều mẫu Excel khác nhau. Cung cấp công cụ ánh xạ cột linh hoạt. Bổ sung chức năng hoàn tác lần nhập dữ liệu. Đối chiếu số liệu giữa nhiều nguồn. Hoàn thiện AI Assistant Hỗ trợ câu hỏi nhiều bước và ngữ cảnh hội thoại dài hơn. Cá nhân hóa câu trả lời theo vai trò người dùng. Hiển thị SQL, nguồn dữ liệu và mức độ tin cậy rõ ràng hơn. Tối ưu độ trễ của quy trình AI Agent. Mở rộng bộ evaluation bằng dữ liệu thực tế. Bổ sung biểu đồ được tạo trực tiếp từ câu hỏi. Quản trị và bảo mật Hoàn thiện phân quyền theo phòng ban. Tích hợp đăng nhập doanh nghiệp hoặc Single Sign-On. Mã hóa dữ liệu nhạy cảm. Bổ sung audit log đầy đủ. Thiết lập cơ chế sao lưu và khôi phục dữ liệu. Giám sát lỗi, hiệu năng và chi phí AI. Mở rộng nghiệp vụ Dự báo chi tiêu và dòng tiền. Cảnh báo ngân sách theo thời gian thực. Phân tích nhà cung cấp và công nợ. Hỗ trợ phê duyệt đề nghị thanh toán. Tích hợp phần mềm kế toán hoặc ERP. Gửi báo cáo định kỳ qua email. Xây dựng phiên bản đa đơn vị và đa tổ chức. Kết luận AI Finance Assistant giúp chuyển quy trình quản lý tài chính từ thủ công, phân tán và phản ứng chậm sang tự động, trực quan và chủ động hơn. Với kiến trúc hiện tại, sản phẩm đã đủ khả thi để triển khai thử nghiệm thực tế và có nền tảng tốt để tiếp tục phát triển thành một hệ thống quản trị tài chính toàn diện.