1. Problem

Sinh viên thường phải theo dõi thông tin từ nhiều kênh khác nhau như email, website, lịch học, thông báo nội bộ, quy định học vụ, group chat và các phòng ban hỗ trợ. Việc này dễ gây quá tải thông tin, mất thời gian tra cứu và có thể khiến sinh viên bỏ lỡ các mốc quan trọng như deadline học vụ, lịch thi, học phí, biểu mẫu hoặc trạng thái yêu cầu hỗ trợ.

Ở phía nhà trường, nhiều câu hỏi của sinh viên lặp lại nhưng vẫn phải xử lý thủ công. Dữ liệu hỗ trợ bị phân tán giữa tài liệu chính thức, hệ thống học vụ, ticket, thông báo, sự kiện và cộng đồng sinh viên, khiến quá trình phản hồi khó nhất quán và khó đo lường.

2. Solution

Vinnie giải quyết vấn đề này bằng cách xây dựng một nền tảng Student Copilot tập trung, nơi sinh viên có thể hỏi, tra cứu, làm thủ tục và tương tác với cộng đồng trong cùng một cổng duy nhất. Trợ lý AI của Vinnie sử dụng RAG đa tác nhân để tìm kiếm thông tin từ nguồn chính thức, trả lời song ngữ Việt/Anh, kèm trích dẫn nguồn và từ chối khi không đủ căn cứ.

Khác với một chatbot thông thường, Vinnie được thiết kế như một hệ điều hành hỗ trợ sinh viên: vừa trả lời câu hỏi, vừa đọc dữ liệu cá nhân đã xác thực, vừa hỗ trợ điền biểu mẫu, tạo ticket, kiểm tra lịch, quản lý sự kiện, thông báo và forum.

3. Key Features

• AI Chat có kiểm chứng nguồn: trả lời các câu hỏi về lịch học, học phí, chính sách, tuyển sinh, dịch vụ sinh viên và biểu mẫu dựa trên nguồn chính thức, có citation rõ ràng.
• Cá nhân hóa theo tài khoản: sinh viên đăng nhập có thể hỏi về lịch học, GPA/CPA, môn đang học, transcript, deadline, tiến độ chương trình, môn đủ điều kiện đăng ký, ticket, thông báo và kế hoạch học kỳ tiếp theo.
• Form Assistant: hệ thống nhận diện biểu mẫu phù hợp, gợi ý điền trường, cho phép “Vinnie viết hộ” từng nội dung tự luận, preview PDF/DOCX và gửi tới phòng ban qua ticket kèm file đơn đã điền.
• Student Portal: dashboard, học vụ, lịch, sự kiện, support ticket, forum, thông báo, học phí và lịch sử hội thoại.
• Forum cộng đồng: sinh viên có thể đăng bài, bình luận, vote, @mention, đính kèm ảnh; hệ thống có avatar, notification song ngữ và kiểm duyệt ảnh.
• Events module: sinh viên xem/đăng ký sự kiện, kiểm tra trùng lịch, đề xuất sự kiện và dùng AI để soạn nháp đề xuất.
• Admin Portal: admin quản lý ticket, nguồn tri thức, upload tài liệu, thông báo, sự kiện, moderation queue, dashboard và các câu hỏi chưa trả lời.

4. Technical Feasibility

Vinnie đã có kiến trúc triển khai thực tế với FastAPI backend, Next.js frontend, LangGraph multi-agent, Qdrant hybrid search, Neon/Postgres cho dữ liệu portal, Docker Compose và Caddy auto-HTTPS. Hệ thống có pipeline crawl/ingest tài liệu, structured lookup cho các dữ kiện cần độ chính xác cao như ngày lịch và học phí, cùng observability để đo latency, token, cost và lỗi theo từng stage.